Claudio Godio, profesor de la carrera Ingeniería en Informática, UADE.
De la mano de la recomposición de la industria, ocurrida durante los últimos años, se incrementó el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs), en las empresas. Esto no solo se debió a la posibilidad de inversión, en las tecnologías que las compañías podían afrontar sino, también, al conjunto de ventajas que estas aportaban, las reglamentaciones impositivas y/o funcionales que exigen por informatizar procesos de registración y control.
Si hablamos de grandes empresas, estas ya se encuentran atravesadas por las TIC's en todas sus áreas (tanto de forma vertical como horizontal) y, en la mayoría de ellas, forman uno de los pilares que sustenta las compañías (especialmente, en el sector de servicios). En lo que respecta a las pequeñas y medianas empresas, no ocurre lo mismo, ya que la adquisición de las TIC se realiza de forma no planeada y, generalmente, en remplazo de tecnologías existente. Comienzan con las áreas administrativas y contables, utilizándola como herramienta que brinda soporte a los procesos operativos; se continúa por el área Comercial, donde se suele incursionar en los sistemas de Pedidos, Facturación, Registración y, paralelamente, se utiliza como herramienta de marketing y publicidad (sitio web de la empresa, contacto vía mail, entre otros) y de comunicación interna. La última etapa -y en muchas pymes aún se está en la etapa de consolidación de estructura y servicios internos- corresponde a la integración de las TICs como herramienta de apoyo y planificación de las áreas productivas, el desarrollo de mejoras sobre los procesos productivos y las mejoras tecnológicas.
En rigor, en sus orígenes, la inclusión de TICs trajo sólo como ventaja el orden y el control sobre la registración de su información más que la optimización de sus procesos. Esto fue así, ya que la mayoría de estas herramientas requieren procesos normalizados y que, en muchos casos, deben ser repensados para poder sistematizarlos. Con el paso del tiempo, las TICs se hicieron presentes en todas las áreas de las organizaciones, pero la composición de las soluciones siguen orientadas mayoritariamente a la gestión antes que a los procesos productivos.
En casi todas las empresas, nos podemos encontrar con el siguiente panorama:
z buena inversión en hardware y redes, lo que brinda una buena conectividad entre las áreas (telefonía IP, herramientas colaborativas, entre otros);
z software de oficina (principalmente MS Office) y aplicaciones no muy complejas;
z correo y sitio web.
En otras con una mayor penetración tecnológica se agregan:
z herramientas de Administración (ERP, CRM, SCM);
z herramientas destinadas a la toma de decisiones.
Para poder llegar a este momento fue necesario contar con personal capacitado en estas tecnologías, contemplando que esta capacitación será continua, ya que involucra tanto al personal nuevo como al que cambia de área, y también a los nuevos procesos.
También generó una demanda de profesionales que pudieran mantener esta infraestructura, aunque después de un tiempo de prueba con personal propio, las empresas decidieron delegar algunas tareas de mantenimiento y desarrollo en empresas externas a fin de reducir costos.
En este punto, el conjunto de hardware y software existentes en la empresa permite la informatización de los procesos de soporte de la información, la comunicación y articulación de las distintas áreas, permitiendo el trabajo cooperativo y el control de los procesos básicos de las organizaciones de maneras más eficientes y confiables. Es a partir de este punto donde las TIC's se convierten en una herramienta para el desarrollo de soluciones tecnológicas y la búsqueda de mejoras. Esto trae aparejado la aparición de nuevas ventajas competitivas y oportunidades de negocio que debe ser explotadas para potenciar el crecimiento de la empresa.
El objetivo
Resumiendo, la inversión en TICs requiere planearse como un proyecto de mediano a largo plazo que involucre todas las áreas de la empresa. La implantación de TICs no es por sí misma la ventaja competitiva de la empresa sino el camino para llegar a ellas; es un recurso valiosísimo cuyo aprovechamiento no es simple, por el contrario, requiere de una gran planificación y capacitación del personal, además de la propia adquisición. Por lo tanto, los costos de estas etapas suelen ser abultados.
El impacto en la organización depende de la manera en que las TICs soporten los distintos procesos administrativos y operativos y que promuevan la cooperación entre los mismos y, por ende, entre las áreas. Si logramos esta integración de TICs, estaríamos en presencia de una ventaja competitiva que no debería ser desaprovechada.
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